PCキッティングがきつい理由とは？作業のポイントや負担軽減の方法を解説

業務でPCを使う職場にとって、キッティングは欠かせない作業です。しかし、キッティング作業は担当者に大きな負担がかかるケースもあり、「作業がきつい」と感じる場合もあるでしょう。本記事では、PCキッティングがきついと感じる理由や、担当者の負担を軽減する方法などを解説します。

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キッティングとは

キッティングとは、業務で使用するPCやスマートフォン、タブレットなどのデバイスを、使える状態にする作業のことです。以下の作業が含まれます。

・デバイスの開梱

・起動確認

・初期設定

・OSやアプリケーションのインストール

・セキュリティ設定

・動作確認 など

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PCキッティングの基本手順

ここからは、キッティングの基本手順を解説します。

1. 開梱

まずは、PCと周辺機器を開封して内容物をチェックします。キーボードやマウス、LANケーブルなどの周辺機器が全てそろっていることや、電源を入れて正常に起動するかを確認しましょう。

2. 初期設定

次に、PCを使用するための初期設定を行います。具体的には、OSのセットアップやアカウント設定などが含まれます。

3. ネットワーク設定

初期設定が完了したら、デバイスを社内LANやインターネットに接続するためのネットワーク設定を行いましょう。PCに固有のIPアドレスを割り当てる、DHCPで動的に取得するなどの方法があります。

4. 各種アプリケーションのインストール

次に、PCを業務で使用できる状態にするため、各種アプリケーションをインストールします。例えば、オフィス系やWeb会議ツール、チャットツールなどは、多くの企業で必要となるでしょう。実際の業務内容に合わせて、アプリケーションの設定を適宜最適化することも大切です。

5. セキュリティ対策

業務で使用するPCには、万全のセキュリティ対策が欠かせません。自社のセキュリティポリシーに則り、以下のような対策を実施しましょう。

・セキュリティソフトのインストール

・HDDやSSDの暗号化

・ファイアウォールの設定 など

6. IT資産管理台帳への登録・管理ラベルの貼付

各種設定の完了後、最終的な動作確認を済ませたら、IT資産管理台帳にデバイスの情報を登録します。また、PC本体には管理ラベル（IT資産を管理するための番号ラベル）を貼り付けましょう。

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PCキッティングを自社で対応する際のポイント

PCキッティングを自社で対応する場合、作業をスムーズに進めるためには以下の4点を押さえる必要があります。

最新情報を確認する

OSやアプリケーションのバージョンアップやセキュリティパッチなど、キッティングに必要な情報は、常に最新のものを確認しましょう。また、社内フローが変更になっている可能性もあるので、「前と同じやり方だろう」という思い込みは捨て、丁寧に確認することが大切です。

余裕を持ったスケジュールを立てる

スケジュールに余裕がないと、ミスを見落としやすくなります。すると、結果的にやり直しが発生して、期日に間に合わなくなるリスクが高まります。そのため、キッティング作業のスケジュールには、余裕を持たせることが重要です。

スケジュールにゆとりがあると、ひとつひとつの作業を着実に進められ、イレギュラーにも落ち着いて対応できます。また、事前の検討にも時間をかけることができ、余裕を持たせることが重要です。

作業環境を整える

キッティングを効率的に進めるためには、適切な作業環境を整える必要があります。整理整頓された作業スペースは、ミスや作業ロスの削減につながるでしょう。特に、多くのPCをキッティングする場合は、十分な作業スペースや電源容量が必要です。そのほか、静電気対策や埃対策などにも注意しつつ、担当者が作業を進めやすい状態にしましょう。

作業マニュアルを作成する

キッティングの作業手順をマニュアル化すると、ヒューマンエラーを防ぎやすくなります。手順書を見ながら迷わず作業できるようになり、作業の効率化につながるでしょう。また、誰が作業しても同じ品質で作業ができるようになり、担当者不在の場合もスムーズな作業が可能です。

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PCキッティングの負担が大きくなる理由

PCキッティングが「きつい」と言われる背景には、以下のような理由があります。

専門的な知識が必要

キッティングをミスなく正確に行うためには、PCやネットワーク、サーバーなどに関する専門知識が必要です。知識やスキルには個人差があるため、対応する人によって作業品質のばらつきが生じる可能性もあります。

PCの台数が多いほど作業負担が増す

PCの台数が多くなると、それだけ担当者の負担が増加します。特に小規模な企業では、情報システム部門や総務部門などが、通常業務をこなしながらキッティングを行うケースも少なくありません。作業負荷があまりに大きいと、本来の業務にも影響が出かねないでしょう。

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きついPCキッティングの負担を軽減する方法

PCキッティングの負担軽減には、以下のような方法が有効です。

クローニングを行う

クローニングとは、マスターPCの設定・内容を、ほかのPCに複製する方法です。最初の1台目の設定をそのほかのPCに反映するため、1台ずつキッティングする必要がなく、作業効率の向上が期待できます。ただし、クローニングでは全ての設定を複製できるわけではなく、個別の設定が必要なものもあります。

自動化ツールを活用する

便利なツールを活用すれば、キッティング作業を自動化することも可能です。アプリケーションのインストールやネットワーク設定、ハードディスクの暗号化などを自動化でき、作業ミスの軽減や効率化につながります。ただし、自動化ツールをうまく扱うためには、ある程度の専門知識が必要です。

アウトソーシングを利用する

キッティング作業が従業員の負担になっている場合は、アウトソーシングの活用も手段のひとつです。外注費用は発生しますが、メリットは大きいといえます。

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PCキッティングをアウトソーシングするメリット

作業効率化につながる

専門的なスキルやノウハウを持つ業者に委託することで、社内で行うよりもスピーディにキッティングを完了できます。大量のデバイス導入が必要な場面でも、短期間でセットアップを終えられるでしょう。

コア業務に集中しやすくなる

煩雑なキッティング作業を外注化することで、担当者の業務負担が軽減されます。これまでキッティングに割かれていた貴重な時間や労力を、IT戦略の立案やシステム改善といった、よりコアな業務に集中させられます。

作業品質の均一化につながる

熟練した技術を持つプロに任せることで、設定漏れや操作ミスのリスクを最小限に抑えられます。作業品質を高水準で維持しやすくなるため、PC導入後の不具合を防ぎ、安定した利用環境を構築できるでしょう。

IT資産管理の徹底に役立つ

IT資産管理台帳への登録や管理ラベルの貼付まで一貫して対応している業者を選べば、正確な資産管理が可能になります。これにより、社内のデバイス状況を正しく把握でき、セキュリティやコンプライアンスの強化につながります。

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PCキッティングをアウトソーシングする場合の検討ポイント

PCキッティングの外注化はメリットも大きい一方、以下のような点に注意が必要です。

セキュリティリスクや依存リスクを考慮する

外部業者への作業委託は、機密データの漏えいといったセキュリティ上の懸念を伴います。そのため、PCキッティングをアウトソーシングする場合は、業者が接触するデータやシステムのリスクを事前に評価し、それに基づく適切な防御策を講じることが不可欠です。

また、キッティング作業を過度に外部へ依存すると、自社でプロセスを把握・制御できなくなるリスクが生じます。依存度が高いと社内にノウハウが蓄積されなくなり、トラブル時の迅速な対応が困難になるため、常に最新の作業手順を自社と委託先で同期しておくことが大切です。

業者と綿密なコミュニケーションを取る

代行業者との意思疎通や細かな調整が不十分な場合、キッティング作業の進捗に遅れや支障が出る恐れがあります。作業内容の定義や納期管理、連絡方法をあらかじめ明確にしておくことが重要です。

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PCキッティングのアウトソーシングなら「アドレス・サービス株式会社」

PCキッティングを外注するなら、アドレス・サービス株式会社をご検討ください。当社では、システム開発や設計支援、そしてキッティングなど、幅広いアウトソーシングに対応しています。

ニーズに合わせて柔軟に対応

小ロットから大規模ロット、ハードウェアやアプリケーションのカスタマイズなど、お客様のニーズに合わせて柔軟に対応可能です。PCやタブレット、スマートフォンだけでなく決済端末やゲーム機など、幅広いデバイスのキッティングをお任せいただけます。

周辺業務までワンストップで対応可能

アドレス・サービス株式会社は、キッティング業務だけでなく、導入・設計のコンサルティングや廃棄処理、梱包・発送などの物流もワンストップで対応可能です。豊富な実績とノウハウを生かし、IT資産のライフサイクルを強力にサポートします。

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まとめ

PCキッティングには専門知識やノウハウが必要であり、台数が多いほど作業負荷も増すことから「きつい」と感じる担当者も少なくありません。クローニングや自動化ツールなど、作業効率化の手段はいくつかありますが、いずれもある程度の知識が必要であり、社内では対応しきれないケースも多いでしょう。PCキッティングの負担を軽減するなら、アウトソーシングの活用がおすすめです。

アドレス・サービス株式会社では、お客様のニーズに合わせたキッティングサービスを提供しており、作業負担の軽減や運用の効率化を見据えた体制構築をご支援しています。導入設計からキッティング、保管・配送まで一貫して対応しているため、社内での負担軽減にもつながります。PCキッティングの負担を見直したい場合は、ぜひお気軽にご相談ください。

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