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社用スマホを使える状態にするためには、キッティング作業が必要です。本記事では、スマホのキッティングの作業内容や、社内で対応する場合のよくある課題について解説します。キッティング作業を外注するメリットや、代行サービスを選ぶ際のチェックポイントも紹介しているので、ぜひ参考にしてください。
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目次
スマホのキッティングとは？
キッティングとは、業務用の端末を使用できる状態にするため、各種設定やアプリのインストール、IT資産管理台帳への登録などを行うことです。スマホのキッティングとは、社用スマホを従業員が使える状態にするための作業全般を指します。おもに、新しく入った従業員に社用スマホを貸与するタイミングや、社用スマホを買い換えるタイミングなどで必要な作業です。
キッティングとセットアップの違い
キッティングと混同されがちな言葉に「セットアップ」があります。
両者の最も大きな違いは、作業範囲です。簡単にいうと、セットアップはキッティング作業の一部であり、端末を使えるようにするための各種設定作業のことを指します。
一方、キッティングにはそのほかにも、管理ラベルの貼付やIT資産管理台帳への登録などの幅広い作業が含まれます。
スマホのキッティングの作業内容と方法
スマホのキッティングでは、一般的に次のような作業を行います。
■開梱作業
スマホを開梱し、作業ができるように充電する
■端末の初期設定
スマホを起動し、言語やアカウントなどを設定する
■セキュリティ設定
セキュリティアプリのインストールなどのセキュリティ設定を行う
■不要なアプリの削除
デフォルトのアプリのうち、不要なものがあれば削除する
■ネットワーク設定
Wi-FiやVPNなど、ネットワーク関連の設定を行う
■必要なアプリ・ツールのインストール
業務に使用するアプリやツールをインストールする
■動作確認
ここまでの設定が完了したら、動作確認をする
■管理ラベルの貼付
1台ごとに端末を識別する管理ラベルを貼る
■IT資産管理台帳への登録
上記の識別番号などの情報をIT資産管理台帳に記録する
自社でスマホをキッティングする場合の課題
スマホのキッティングを自社で対応する場合は、以下のような課題がつきものです。
作業に手間や時間がかかる
スマホを従業員が使用できる状態にするためには、さまざまな設定が必要です。初期設定やネットワーク設定だけでなく、アプリごとの設定やソフトウェアアップデートも必要になり、1台につき1時間程度を要する場合もあります。
スマホの台数が多くなるほど作業にかかる手間が増え、膨大な時間が必要になってしまいます。キッティング作業は通常業務の合間にこなすことが多く、担当者にとっては大きな負担となってしまうでしょう。また、キッティング作業にリソースを割くことにより、コア業務に集中しづらくなるという問題もあります。
専門ツールを使用できる人材が不足している
スマホのキッティング作業は、専用のツールを用いることで効率化できます。キッティング作業の大部分を複数台まとめて行えるので、作業工数を大幅に削減することも可能です。しかし、専門的なツールを利用するためには、ある程度の知識やスキルが必要です。企業によっては、専門性を持つ人材が不足しており、ツールをうまく活用できない場合もあるでしょう。
セキュリティ面に不安が残る
不正アクセスや情報漏えいなどのセキュリティインシデントは、社会的信用が失墜する要因になります。こうした事故を防ぐためには、キッティングの段階でセキュリティを強固なものとすることが大切です。しかし、自社でセキュリティに精通した人材を確保できない場合は適切な対策が講じられず、何かしらの懸念材料が残ってしまう可能性もあります。
スマホのキッティングを外注するメリット
自社で対応しきれない場合は、スマホのキッティングを外注することも検討しましょう。プロによるキッティングサービスを利用することで、以下のようなメリットを期待できます。
作業負荷を軽減できる
キッティング作業には、多くの手間と時間を要します。キッティングの一連の作業を外部に委託すれば、自社の作業負荷を大幅に軽減することが可能です。また、必要な作業量に対して、社内のIT担当者が不足している場合などにもおすすめです。これまで1人〜少人数の担当者にかかっていた負担が軽減され、業務効率化を実現しやすくなります。
人的ミスを回避しやすい
キッティングはそれほど頻繁に行われるわけではないため、日々の通常業務と比べて人的ミスが起こる可能性が高くなります。一方、専門的な知識やスキルを持つプロに依頼すれば、作業漏れミスが起こるリスクを低減することが可能です。初期不良やトラブルにも的確かつ迅速に対応してもらえるため、作業品質を均一化できるでしょう。
適切なセキュリティ設定ができる
キッティングの代行サービスは、安全性の高いパスワードの設定や端末の暗号化作業など、セキュリティ対策に関する専門知識を持っています。キッティングのプロに作業を委託すれば、端末や用途に合わせた適切な設定により、セキュリティ対策をより一層強化できるでしょう。
セキュリティ対策にプロの手を借りることは、トラブルを未然に防ぎ、企業の社会的信用を守ることにつながります。
法人がスマホのキッティングサービスを選ぶ際のチェックポイント
スマホのキッティングサービスを選ぶ際は、以下のようなポイントを比較するとよいでしょう。
料金
キッティングサービスを比較するうえで、料金は重要なポイントです。スマホのキッティングの相場は、1台あたり2,000円程度とされています。ただし、一般的には依頼する台数が多いほど、1台あたりのコストは低くなります。一方で、依頼する台数が少ない場合は、1台あたりの金額も高くなりやすいので、費用対効果を慎重に検討する必要があるでしょう。
依頼できる端末の種類と台数
キッティングを委託する場合は、その業者が対応している端末やOSの種類を確認しておきましょう。また、一度にキッティングを依頼できる台数は、サービスによって異なります。なかには少ない台数の依頼は受け付けていないサービスもあるため、事前にしっかり確認しましょう。一度に大量のスマホを依頼したい場合は、全作業を終えるまでにかかる日数を確認しておくことも大切です。
セキュリティ対策
キッティングでは、各種設定作業において、しばしば機密性の高い情報を扱うこともあります。そのため、作業を外部に委託する場合は、セキュリティ対策についてチェックしておきましょう。作業場所のセキュリティ体制が万全ではないサービスを選んでしまうと、機密情報の漏えいにつながる恐れがあります。
顔認証システムや入退室管理、防犯カメラの導入など、作業拠点での監視体制が強固なサービスを選ぶと安心です。
信頼性や実績
業務のアウトソーシング先には、信頼性や実績を求めることも重要です。実績が少なく、作業品質の評判がよくない業者を選ぶと、思わぬトラブルが発生する可能性もあります。特に、依頼したい作業の実績の有無は確認したいポイントです。知名度にとらわれず、どのような実績を持っているかを重視しましょう。
対応範囲
キッティングの作業内容は多岐にわたり、対応範囲は代行業者によって異なります。具体的にどのような作業を委託できるのか、事前に確認しておくと安心です。また、業者によっては一般的なキッティング作業にとどまらず、端末の導入や運用、保管や廃棄まで任せられる場合もあります。自社のニーズに合わせて、必要なサービスを提供してくれる業者を選びましょう。
代行業者の作業拠点や訪問サービスの有無
一般的なスマホのキッティングサービスは、スマホを代行業者に発送し、代行業者が作業を終えると返送されてくるという仕組みです。
そのため、代行業者の作業拠点が遠く離れた場所にある場合、往復の郵送に時間がかかってしまう可能性があります。代行業者によっては、対応エリアを特定地域に絞り込んでいる場合もあるため注意が必要です。また、訪問サービスに対応している業者もおすすめです。自社内で作業をしてくれるので発送の手間がかからず、スピーディなサービスを期待できます。
まとめ
スマホのキッティングに必要な作業は、開梱から各種設定、アプリのインストールやIT資産管理台帳への登録まで、実にさまざまです。スマホの台数が増えるほど作業負担も増え、社内リソースでの対応が難しくなる場合もあります。
自社対応が難しい場合は、法人向けのキッティングサービスを活用することもおすすめです。スマホのキッティングを外注するなら、アドレス・サービス株式会社をご検討ください。キッティング作業だけでなく、導入・運用からデータ消去、廃棄準備や配送までワンストップでサポートします。
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【執筆者】
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